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Statuts et règlements

A. Documents officiels

Les document ont été complétés et signés; ils ont ensuite reçus le sceau d’un commissaire à l’assermentation et finalement déposé à l’IGIF le vendredi 12 mars 2004. Une copie PDF (avant les signatures et le sceau) est disponible ici.

Recu le 23 mars 2004 : Les lettres patentes. La date de fondation officielle est le 18 mars 2004.

B. Règlements initiaux

I – DISPOSTIONS GENERALES

1. Dénomination sociale (nom)

«Île Sans Fil»

Dans les règlements qui suivent le mot «ISF» désigne :
Île Sans Fil

2. Siège social

Le siège social de ISF est établi dans la ville de Montréal au 1212 rue Panet, Montréal, QC ou à tout autre endroit désigné par le conseil d’administration.

3. Buts

Les buts de ISF sont :

Île Sans Fil est un organisme sans but lucratif voué au développement d’une infrastructure de communication gratuite permettant de renforcer les communautés locales de la grande région de Montréal. C’est à la fois un organisme de développement technologique et un organisme communautaire réunissant professionnels et étudiants de plusieurs horizons. Les bénévoles du projet Île Sans Fil partagent la vision qu’il est possible d’utiliser les technologies modernes de télécommunication, et en particulier les technologies sans fil, afin de contribuer à briser l’isolement des citoyens à l’échelle locale.

ISF concentre présentement ses activités sur deux importants projets d’infrastructure afin de permettre à cette vision de se réaliser. Le premier est le déploiement de nombreuses bornes d’accès sans fil au réseau Internet (Hotspots) dans des endroits publics (cafés, parcs, etc.). Le second est la création d’outils permettant d’une part la diffusion de contenus locaux (art, nouvelles communautaires locales, événements locaux) et d’autre part aux citoyens d’établir entre eux des liens spontanés dans les endroits publics.

II – MEMBRES

4. Catégories de membres
Il y aura 3 catégories de membres, les membres actifs, les membres du réseau et les membres honoraire.

5. Membre actif
Tout bénévole intéressé à participer aux activités de ISF peut devenir membre actif en se conformant aux conditions suivantes :

  • 5.1 avoir 18 ans et plus;
  • 5.2 accepter de travailler gratuitement à la poursuite des buts de ISF;
  • 5.3 avoir déjà contribué d’une façon significative aux activités de ISF;
  • 5.4 avoir été présent à au moins trois rencontres officielles (réunions d’information ou “hack night”);
  • 5.5 Faire une demande à cet effet selon les modalité établies par le conseil d’administration;
  • 5.6 satisfaire à toutes autres conditions que peut décréter le conseil d’administration, par voie de règlements.

6. Membre du réseau

Toute personne ouvrant avec des informations véridiques un compte sur le réseau d’Île sans fil en vue d’en utiliser les services et se conformant aux modalités d’utilisation.

7. Membre honoraire

Le conseil d’administration pourra en tout temps accepter comme membre honoraire toute personne qui lui semble avoir mérité ce titre. Les membres honoraires n’ont pas le droit de vote et ne peuvent être élus au conseil d’administration.

8. Cotisation annuelle

Le conseil d’administration fixe le montant de la cotisation annuelle, de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.

9. Cartes de membre

Le conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, délivrer des cartes de membres.

10. Suspension ou expulsion

Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser un membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, qui enfreint les règlements ou qui a une conduite contraire aux buts de ISF.

Avant de procéder à la suspension ou à l’expulsion d’un membre, le conseil doit donner à ce dernier l’occasion d’être entendu et l’aviser du moment où son cas sera étudié.

III – ASSEMBLÉE DES MEMBRES

11. Communications

Les membres actifs en règle seront réputés avoir été dûment informé de toutes communications transmises par le biais de la liste volontaires @ listes . ilesansfil . org

La participation à distance à une réunion est permise par tout moyen technologique permettant de transmettre la voix. L’assemblée n’a cependant pas l’obligation d’assurer la disponibilité de ce moyen, et peut de plus refuser la participation à distance.

12. Assemblée annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres a lieu dans les 120 jours qui suivent la date d’expiration de l’exercice financier annuel. Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Si ISF exerce des activités hors Québec, ce délai est porté à 180 jours. Un avis de convocation est adressé à tous les membres au moins 10 jours avant l’assemblée, mais l’assemblée générale peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.

13. Assemblée extraordinaire

Le conseil d’administration ou 10 membres actifs peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée extraordinaire aux lieus, date et heures qu’ils fixent. Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée. Il doit donner un délai de 10 jours aux membres pour cette réunion. Le conseil d’administration procède par résolution, tandis que le groupe de 10 membres, ou plus, doit produire une demande écrite, signée par ces 10 membres ou plus. L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée.

14. Ordre du jour

L’ordre du jour de toute assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants:

  • 14.1 l’acceptation des rapports et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale;
  • 14.2 l’approbation des états financiers de l’exercice précédent;
  • 14.3 l’approbation des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale;
  • 14.4 l’élection ou la réélection des administrateurs.

L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.

15. Quorum

Le quorum est constitué du plus important entre 5 membres actifs ou 10% des membres actifs.

16. Vote

À une assemblée des membres, les membres actifs en règle présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration est prohibé. En cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant.

Le vote se prend à main levée, à moins que trois des membres présents ne réclament le scrutin secret.

Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité, par une majorité spécifiée, ou rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet au procès-verbal de l’assemblée, il s’agit d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

En cas de vote au scrutin secret, le président de l’assemblée nomme deux scrutateurs parmi les membres actifs en règle présents pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au président.

À moins, de disposition contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les propositions soumises à l’assemblée des membres seront adoptées à la majorité des voix exprimées (50% + 1).

IV – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

17. Nombre d’administrateurs

Le conseil d’administration compte quatre (4) membres élus au suffrage universel des membres actifs. Ces quatre membres s’adjoindront par les modalités qu’ils déterminent 3 membres votants additionnels issus d’organismes externes pour un total de sept (7) membres. Il est loisible au conseil de désigner un comité exécutif de trois membres. Toutefois, les pouvoirs délégués devront être soumis à l’approbation de l’assemblée générale convoquée par écrit.

18. Éligibilité

Tout membre actif en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses effectuées pour ISF sont remboursables.

19. Durée des fonctions

Les membres du conseil élus au suffrage universel des membres actifs sont élus pour un mandant de deux (2) ans, renouvelable.

Les membres du conseils issus d’organismes externes sont nommés pour un mandat d’un an, renouvelable. Le président est élu au suffrage universel des membres actifs parmi les membres du conseil élus au suffrage universel.

20. Élection

Il y a élection des membres du conseil d’administration une fois par année à l’occasion de l’assemblée annuelle des membres. S’il se produit une vacance au cours de l’année, les autres membres du conseil d’administration peuvent nommer un autre administrateur qu’ils choisiront parmi les membres actifs en règle de ISF pour combler cette vacance pour le reste du terme.

21. Devoir des administrateurs

Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires de ISF. Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit ISF conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts de ISF.

Il prend les décisions concernant l’engagement des employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager. Le budget annuel doit cependant être autorisé par l’assemblée annuelle des membres.

Il détermine les conditions d’admission des membres.

Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

22. Réunions du conseil d’administration

Le conseil d’administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de ISF.

Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le président, en consultation avec les autres membres du conseil, fixe la date des assemblées. Si le président néglige ce devoir, la majorité des membres peuvent, sur demande écrite au secrétaire, ordonner la tenue d’une réunion du conseil et en fixer la date, l’heure et l’endroit ainsi qu’en établir l’ordre du jour.

L’avis de convocation peut être écrit ou verbal; sauf exception, il doit être donné deux jours avant la réunion. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivi d’une renonciation écrite.

Si tous les membres du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle, et l’avis de convocation n’est alors pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion.

La participation à distance à une réunion est permise par tout moyen technologique permettant de transmettre la voix. Le conseil n’a cependant pas l’obligation d’assurer la disponibilité de ce moyen, et peut de plus refuser la participation à distance.

23. Ordre du jour

L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.

24. Quorum

Le quorum du CA est de 70% des postes comblés. Nonobstant ce qui précède, les membres élus au suffrage universel des membres actifs doivent en tout temps être majoritaires.

25. Vacance

Il y a vacance dans le conseil d’administration par suite de :

  • 25.1 la mort ou la maladie d’un de ces membres;
  • 25.2 la démission par écrit d’un membre du conseil;
  • 25.3 l’expulsion d’un membre du conseil;
  • 25.4 trois absences non motivées.

En cas de vacance, les administrateurs peuvent exercer leurs fonctions à condition qu’il y ait quorum (des membres restants ?).

V – DIRIGEANTS

26. Président

Le président de ISF préside toutes les réunions du conseil d’administration et les assemblées des membres et il fait partie d’office de tous les comités d’étude et des services de ISF. Il surveille l’exécution des décisions du conseil d’administration et il remplit les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration. Il signe généralement, avec le secrétaire, les documents qui engagent ISF. Il s’occupe également des relations publiques.

27. Secrétaire

Le secrétaire rédige tous les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration. Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, des registres des membres et des administrateurs, signe les contrats et les documents pour les engagements de ISF avec le président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de ISF. Enfin, il exécute toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou le conseil d’administration.

28. Trésorier

Le trésorier veille à l’administration financière de ISF. Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts.

Le conseil d’administration peut désigner tout autre membre du conseil pour effectuer cette fonction. Tout chèque payable à ISF doit être déposé au compte de ISF.

29. Rémunération

Les dirigeants ne sont pas rémunérés pour leurs services.

30. Comités

Le conseil d’administration peut confier des études à des comités dont il détermine la composition. Il n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités, mais il doit permettre à tous les membres de ISF de prendre connaissance du rapport qu’il a commandé.

VI – FINANCES

31. Affaires financières

Le conseil d’administration détermine l’institution financière où le trésorier effectue les dépôts de ISF.

32. Exercice financier

L’exercice financier commence le 1er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre suivant, mais le conseil d’administration peut déterminer toute autre date qui lui convient mieux.

Les livres de ISF seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent êtres consultés sur place, entre 9 heures et 17 heures, par tous les membres qui en feront la demande au trésorier.

33. Modifications aux règlements

Le conseil d’administration peut abroger ou modifier toute disposition du présent règlement.

Toute abrogation ou modification sera en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres, à moins qu’elle ne soit approuvé par une assemblée extraordinaire des membres; si cette abrogation ou modification n’est pas approuvée à la majorité des voix durant cette assemblée annuelle, elle cessera, dès ce jours seulement, d’être en vigueur.